Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Universe Profile AS (org.nr 929 413 318), med forretningsadresse Ustadhagan 4, 3490 Klokkarstua, Asker, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles via dette nettstedet og i forbindelse med våre tjenester.

Kontaktperson for personvern: info@universeprofile.no

2. Opplysninger vi samler inn

Vi behandler følgende kategorier personopplysninger:

• Kontaktopplysninger: navn, e-postadresse, telefonnummer
• Bedriftsinformasjon: firmanavn, organisasjonsnummer, fakturaadresse
• Ordredata: bestillingshistorikk, produktvalg, leveringsadresse
• Filer du sender oss: logoer, trykkfiler og design fra studioet
• Navn og størrelser på ansatte eller lagmedlemmer, når bedriften eller laget legger dem inn for å bestille klær
• Tekniske data: IP-adresse og nettleser, brukt til å stoppe misbruk av skjemaene og innloggingen. Når du åpner et tilbud fra oss, registrerer vi tidspunkt, IP-adresse og nettleser.

Betaler du med kort, skriver du kortopplysningene direkte inn hos Stripe. Vi ser aldri kortnummeret.

3. Formål med behandlingen

Personopplysningene brukes til følgende formål:

• Ordrebehandling og leveranse av profilprodukter
• Kundeservice og kommunikasjon knyttet til bestillinger
• Fakturering og regnskap
• Forbedring av nettsted og tjenester
• Påminnelse om ny bestilling til kunder som har kjøpt før. Si fra, så slutter vi.
• Besøksstatistikk, bare hvis du har sagt ja
• Oppfyllelse av lovpålagte krav

4. Rettslig grunnlag

Behandlingen av personopplysninger skjer med følgende rettslige grunnlag i henhold til GDPR:

• Art. 6(1)(a) (Samtykke): Besøksstatistikk.
• Art. 6(1)(b) (Avtale): Behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg, herunder ordrebehandling og levering.
• Art. 6(1)(c) (Rettslig forpliktelse): Oppbevaring av ordre- og fakturagrunnlag etter bokføringsloven.
• Art. 6(1)(f) (Berettiget interesse): Oppfølging av henvendelser, forbedring av tjenestene og beskyttelse mot misbruk og svindel.

5. Deling med tredjeparter

Vi bruker disse leverandørene til å behandle opplysninger på våre vegne. De får bare det de trenger for oppgaven sin:

• Vercel: Drift av nettstedet og portalen fra servere i Frankfurt, og lagring av filer du laster opp
• Neon: Databasen. Serverne står i Frankfurt.
• Microsoft 365: E-posten vår. Det du skriver til oss, og det vi svarer, ligger i e-postkontoene våre der. Innlogging for admin og kunder som bruker Microsoft 365 går også gjennom Microsoft (Entra ID).
• Stripe: Kortbetaling. Når kortbetalingen går gjennom Northflow Payments, er Universe Profile AS fortsatt selger, og pengene går til vår konto.
• Tripletex: Fakturering og regnskap
• monday.com: Kundeoppfølging (CRM), mottar henvendelsene med navn, e-post, telefon og meldingen
• Resend: Sender e-posten fra nettstedet og portalen, som kvitteringen når du har tatt kontakt og ordrebekreftelsen når du har bestilt
• Cloudinary: Bildelagring og -optimalisering
• Upstash: Misbruksbeskyttelse (begrenser antall forespørsler per IP-adresse)
• Umami: Besøksstatistikk, bare hvis du har sagt ja, se under. Northflow driver statistikken for oss på analytics.northflow.no og er databehandler for den.

Når du bestiller, får produksjonspartnerne som trykker og broderer varene, og transportøren som kjører dem ut, leveringsadressen og ordrelinjene. De bruker dem bare til å lage og levere bestillingen din.

Vercel, Neon, Microsoft, Stripe, Resend, Cloudinary og Upstash har amerikanske eiere, og noen av dem kan behandle data i USA. Overføringen skjer på grunnlag av EUs standard personvernbestemmelser (SCC) eller tilsvarende gyldig overføringsgrunnlag. Vi selger aldri personopplysninger til tredjeparter.

6. Lagring og oppbevaring

Ordrer, tilbud og fakturagrunnlag oppbevarer vi så lenge kundeforholdet varer, og minst så lenge bokføringsloven krever (fem år for salgsdokumenter).

Noe slettes automatisk hver uke:

• Henvendelser fra studioet som ikke ble til et kundeforhold eller et tilbud, slettes fra nettstedet etter 24 måneder. Kopier i e-posten og i monday.com slettes ikke automatisk. Si fra, så sletter vi dem.
• Invitasjoner til å oppgi klesstørrelse som aldri ble besvart, slettes etter 24 måneder.
• IP-adresse og nettleser fra visninger av tilbud slettes etter 14 måneder.
• Innlogginger og lenker for å bekrefte e-post slettes når de er utløpt.

Informasjonskapslene slettes når tiden som står på siden om informasjonskapsler er ute.

7. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter etter GDPR:

• Innsyn: Du kan be om kopi av opplysningene vi har om deg.
• Retting: Du kan be om at uriktige opplysninger korrigeres.
• Sletting: Du kan be om at opplysninger slettes når det ikke lenger foreligger grunnlag for behandling.
• Begrensning: Du kan be om at vi begrenser behandlingen mens noe avklares.
• Innsigelse: Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse.
• Trekke tilbake samtykke: Du kan endre svaret om besøksstatistikk når som helst, nederst på alle sider.
• Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert dine data i et maskinlesbart format.
• Klage: Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med personvernregelverket.

Datatilsynet: www.datatilsynet.no

8. Informasjonskapsler (cookies)

Nettstedet bruker informasjonskapsler som er nødvendige for at det skal virke, for eksempel for å holde deg innlogget i kundeportalen. Besøksstatistikk bruker vi bare hvis du har sagt ja. Hele lista står på siden om informasjonskapsler.

9. Kontakt oss

Har du spørsmål om vår behandling av personopplysninger, ta kontakt med oss:

Universe Profile AS
Ustadhagan 4, 3490 Klokkarstua, Asker, Norge
Telefon: +47 416 17 416
E-post: info@universeprofile.no